Assemblea condominiale: convocazione, quorum, deleghe e verbale

L’assemblea condominiale è il luogo nel quale i proprietari assumono le decisioni sulla gestione delle parti comuni: approvano preventivo e rendiconto, nominano o revocano l’amministratore, deliberano lavori, costituiscono fondi e stabiliscono come utilizzare beni e servizi comuni.

Perché una decisione sia valida non basta che la maggioranza dei presenti dica sì. Bisogna verificare tre passaggi distinti: tutti gli aventi diritto devono essere convocati correttamente; la riunione deve raggiungere il quorum necessario per costituirsi; la proposta deve ottenere la maggioranza richiesta dalla materia trattata. Un errore in uno di questi passaggi può rendere la delibera impugnabile.

Questa guida ricostruisce l’intero procedimento, dalla convocazione al verbale, chiarendo il termine di cinque giorni, la differenza tra prima e seconda convocazione, il calcolo di teste e millesimi, le deleghe, la videoconferenza e i termini per contestare una decisione.

Che cos’è l’assemblea condominiale e che cosa può decidere

L’assemblea è l’organo deliberativo del condominio. L’amministratore prepara e attua molte attività gestionali, ma non può sostituirsi ai proprietari nelle scelte che la legge riserva alla collettività. Allo stesso modo, un consiglio di condominio svolge funzioni consultive e di controllo, senza diventare un’assemblea ristretta capace di approvare lavori o spese al posto degli aventi diritto.

L’articolo 1135 del Codice civile attribuisce all’assemblea, tra l’altro, l’approvazione del preventivo annuale e della ripartizione, l’approvazione del rendiconto, la conferma dell’amministratore e le decisioni sulle opere di manutenzione straordinaria e sulle innovazioni.

Quando vengono deliberati lavori straordinari o innovazioni, deve essere costituito un fondo speciale pari all’ammontare dei lavori. Se il contratto prevede pagamenti progressivi in funzione degli stati di avanzamento, il fondo può essere formato in relazione ai singoli pagamenti dovuti. Non è quindi sufficiente approvare genericamente l’opera rinviando ogni copertura finanziaria a un momento indefinito.

In caso di manutenzione straordinaria urgente, l’amministratore può intervenire senza una delibera preventiva, ma deve riferire alla prima assemblea. L’urgenza non gli attribuisce un potere generale di scegliere lavori programmabili o migliorie che avrebbero potuto essere sottoposti ai condomini.

Assemblea ordinaria e straordinaria: che cosa cambia davvero

L’assemblea ordinaria è quella convocata annualmente per le decisioni ricorrenti, soprattutto l’approvazione del rendiconto e del preventivo. L’articolo 1130 impone all’amministratore di redigere il rendiconto annuale e convocare l’assemblea per la sua approvazione entro 180 giorni.

Si parla invece di assemblea straordinaria quando la riunione viene convocata per esigenze ulteriori: lavori, urgenze, contenziosi, sostituzione dell’amministratore o altre questioni che non possono attendere la gestione annuale. Questa distinzione descrive l’occasione della riunione, ma non crea automaticamente quorum più alti o più bassi.

Una manutenzione straordinaria di notevole entità richiede la maggioranza rafforzata prevista dall’articolo 1136 anche se viene discussa nell’assemblea annuale. Una decisione ordinaria può invece seguire il quorum comune anche se è inserita in una convocazione definita “straordinaria”. Conta la materia della delibera, non l’etichetta riportata nell’avviso.

Chi può convocare l’assemblea condominiale

Di regola convoca l’amministratore. Oltre alla riunione annuale, può indire un’assemblea ogni volta che lo ritenga necessario. L’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile riconosce però anche un’iniziativa diretta ai condomini.

Almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio possono presentare una richiesta motivata. Se l’amministratore non provvede entro dieci giorni, gli stessi richiedenti possono convocare direttamente l’assemblea. Non basta quindi una richiesta proveniente da due proprietari qualsiasi se insieme non raggiungono anche il requisito millesimale.

In mancanza dell’amministratore, ciascun condomino può convocare sia l’assemblea ordinaria sia quella straordinaria. La regola è importante nei piccoli condomìni, ma non elimina gli altri adempimenti: chi prende l’iniziativa deve identificare gli aventi diritto, predisporre un ordine del giorno specifico e dimostrare la corretta comunicazione dell’avviso.

La guida su che cosa fare quando l’amministratore non convoca l’assemblea approfondisce richiesta, autoconvocazione e possibili conseguenze dell’inerzia.

Come deve essere inviata la convocazione

L’avviso deve essere comunicato con uno dei mezzi indicati dall’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile: posta raccomandata, posta elettronica certificata (PEC), fax oppure consegna a mano. Deve indicare luogo e ora della riunione e contenere una specifica indicazione dell’ordine del giorno. Se l’incontro è in videoconferenza, occorre riportare anche piattaforma elettronica e ora del collegamento.

La semplice affissione in bacheca può funzionare come promemoria, ma non sostituisce la comunicazione individuale. Anche WhatsApp, SMS ed e-mail ordinaria non rientrano nell’elenco dell’articolo 66: basare soltanto su questi canali la convocazione espone la delibera a contestazione, persino quando il messaggio risulta letto. La guida sulla convocazione tramite WhatsApp, e-mail e SMS approfondisce il tema.

La forma scelta deve lasciare una prova utilizzabile. Per la consegna a mano è opportuno raccogliere una ricevuta datata e firmata; per PEC e raccomandata vanno conservate le ricevute. Non basta dimostrare la partenza dell’avviso: in caso di contestazione il condominio deve poter documentare quando la comunicazione è giunta all’indirizzo del destinatario ed è divenuta conoscibile.

Convocazione almeno cinque giorni prima: come si calcola il termine

L’avviso deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Si tratta di giorni di calendario, non di cinque giorni lavorativi. Secondo la Cassazione, il calcolo si esegue a ritroso: non si conta il giorno della prima riunione, mentre si conta il giorno in cui l’avviso è ricevuto.

Esempio: se la prima convocazione è fissata per lunedì 15, l’avviso deve risultare ricevuto entro mercoledì 10. Giovedì 11, venerdì 12, sabato 13 e domenica 14 sono i quattro giorni intermedi; il 10 completa il minimo di cinque. Festivi e fine settimana non allungano automaticamente il termine, anche se un regolamento contrattuale può prevedere un preavviso maggiore.

Il riferimento resta la prima convocazione anche quando è prevedibile che i condomini si riuniscano in seconda. Inoltre conta la ricezione, non la data in cui l’amministratore prepara o spedisce la lettera. La convocazione è un atto recettizio: per prudenza va inviata con un margine compatibile con i tempi del mezzo scelto.

Se una raccomandata non viene consegnata perché il destinatario è assente, la data rilevante può dipendere dall’immissione dell’avviso di giacenza nella sfera di conoscibilità del destinatario. È quindi essenziale conservare la documentazione postale completa e non limitarsi alla distinta di spedizione.

Un avviso omesso, tardivo o incompleto rende normalmente la delibera annullabile su iniziativa dell’assente o del dissenziente non ritualmente convocato. Non produce invece, da solo, l’inesistenza automatica della decisione: il vizio deve essere fatto valere dal soggetto legittimato nel termine previsto dall’articolo 1137.

Che cosa deve contenere l’ordine del giorno

L’ordine del giorno delimita ciò su cui l’assemblea è chiamata a decidere. Deve essere abbastanza specifico da permettere al condomino di comprendere la materia, valutare se partecipare, chiedere documenti e preparare il proprio voto. Non è necessario anticipare ogni dettaglio della discussione, ma formule eccessivamente generiche possono compromettere il diritto a una partecipazione informata.

Una voce come “lavori facciata” può risultare insufficiente se durante la riunione si pretende di scegliere un appaltatore, approvare un importo molto elevato, costituire il fondo e affidare incarichi tecnici senza che questi passaggi fossero ragionevolmente prevedibili. È preferibile indicare almeno il tipo di intervento e le decisioni attese, richiamando preventivi o documenti disponibili.

La formula “varie ed eventuali” serve per comunicazioni, segnalazioni e temi da istruire per una futura riunione. Non dovrebbe essere utilizzata per approvare una spesa o una decisione sostanziale non annunciata. Se durante il confronto emerge una nuova necessità, la soluzione corretta è normalmente inserirla nell’ordine del giorno di una successiva assemblea.

La legge non impone in via generale di allegare all’avviso ogni fattura, preventivo o giustificativo. I condomini hanno però diritto di consultare i documenti della gestione ed estrarne copia a proprie spese. Quando la decisione richiede un esame tecnico o economico, mettere la documentazione a disposizione con anticipo riduce il rischio di una deliberazione poco consapevole.

Prima e seconda convocazione

La prima convocazione richiede una partecipazione più ampia. Se non raggiunge il numero legale, la seconda deve tenersi in un giorno successivo e comunque non oltre dieci giorni dalla prima. L’articolo 66 precisa inoltre che non può svolgersi nello stesso giorno solare.

Non è necessario inviare un secondo avviso se data, ora e luogo della seconda convocazione erano già indicati nella comunicazione originaria. Nel verbale o nel registro deve comunque risultare la mancata costituzione della prima riunione, perché la seconda non è un incontro autonomo scelto liberamente dopo il fallimento della precedente.

L’amministratore può indicare nello stesso avviso più date consecutive per l’eventuale prosecuzione di un’assemblea validamente costituita. Questa possibilità è diversa dalla seconda convocazione: serve a completare un ordine del giorno lungo senza costringere la riunione a proseguire per molte ore.

Chi deve ricevere la convocazione

L’articolo 1136 impedisce all’assemblea di deliberare se non risulta che tutti gli aventi diritto siano stati regolarmente convocati. L’amministratore deve quindi partire dall’anagrafe condominiale e incrociare titolarità dell’unità e materia iscritta all’ordine del giorno. Proprietario, comproprietario, usufruttuario e conduttore non hanno sempre gli stessi poteri.

La comproprietà merita una distinzione: l’articolo 67 prevede un solo rappresentante per partecipare e votare, ma l’amministratore deve comunque poter dimostrare una convocazione regolare degli aventi diritto. Non è prudente scegliere autonomamente un contitolare e presumere che informi gli altri senza elementi documentabili.

L’inquilino non sostituisce in via generale il proprietario. L’articolo 10 della Legge 392/1978 gli attribuisce voto, in luogo del locatore, sulle spese e modalità di gestione di riscaldamento e condizionamento, oltre al diritto di intervenire senza voto sulle modifiche degli altri servizi comuni. Il proprietario resta il destinatario delle decisioni sulle restanti materie e deve coordinare tempestivamente l’informazione del conduttore quando l’ordine del giorno riguarda i suoi diritti.

La guida su chi può partecipare all’assemblea condominiale approfondisce proprietari, comproprietari, usufruttuari e conduttori.

Come funzionano le deleghe

Il condomino può farsi rappresentare da un’altra persona con delega scritta. Il delegato può essere un altro proprietario o, se il regolamento non introduce un limite compatibile con la legge, anche un soggetto esterno. All’amministratore non possono invece essere conferite deleghe per partecipare a qualunque assemblea.

Quando i condomini sono più di venti, lo stesso delegato non può rappresentare più di un quinto dei partecipanti e, contemporaneamente, più di un quinto del valore proporzionale. Devono essere rispettati entrambi i limiti: restare sotto il numero massimo di persone non basta se le deleghe concentrano oltre 200 millesimi, e viceversa.

La delega dovrebbe identificare delegante, delegato, condominio e riunione. Eventuali istruzioni di voto regolano il rapporto interno tra rappresentato e rappresentante, ma il verbale deve comunque registrare chi ha espresso il voto e quali millesimi rappresentava. Il controllo del limite richiede di contare contemporaneamente persone rappresentate e millesimi, senza compensare il superamento di una soglia con il rispetto dell’altra.

Quorum costitutivo e quorum deliberativo

Il quorum costitutivo stabilisce se l’assemblea può iniziare e deliberare. Il quorum deliberativo stabilisce invece se una singola proposta è approvata. Entrambi utilizzano una doppia maggioranza: il numero delle persone, comunemente chiamato “teste”, e il valore delle proprietà espresso in millesimi.

L’articolo 1136 del Codice civile contiene la regola generale, alla quale si affiancano maggioranze speciali previste per determinate materie.

La tabella non è un catalogo completo di tutte le maggioranze condominiali. Accessibilità, risparmio energetico, impianti, sicurezza, destinazioni d’uso e discipline speciali possono prevedere quorum differenti. Prima della votazione bisogna quindi qualificare giuridicamente l’intervento, non scegliere la riga che sembra più conveniente.

Come si calcola la maggioranza: un esempio

Si immagini una seconda convocazione con sei condomini presenti o rappresentati, per complessivi 620 millesimi. L’assemblea è costituita soltanto se quei sei rappresentano almeno un terzo dei partecipanti totali e i 620 millesimi superano il requisito di un terzo del valore.

Su una delibera ordinaria votano a favore quattro presenti per 380 millesimi, uno vota contro con 140 millesimi e uno si astiene con 100 millesimi. I favorevoli sono la maggioranza degli intervenuti e superano un terzo del valore: la doppia soglia ordinaria della seconda convocazione è raggiunta.

Se gli stessi quattro favorevoli rappresentassero soltanto 300 millesimi, il numero delle teste non sarebbe sufficiente a salvare la delibera. Allo stesso modo, 500 millesimi favorevoli concentrati in due persone non raggiungerebbero la maggioranza degli intervenuti in una riunione di sei partecipanti. Teste e millesimi devono essere verificati insieme.

Gli astenuti sono presenti ai fini della costituzione ma non esprimono un voto favorevole. Per questo un’astensione può incidere sul raggiungimento della maggioranza degli intervenuti. Il verbale deve permettere di ricostruire con precisione favorevoli, contrari e astenuti, senza limitarsi a formule come “approvato a maggioranza”.

Come si svolge correttamente la riunione

All’apertura si controllano convocazioni, identità dei presenti, comproprietà, deleghe e millesimi. Solo dopo si dichiara se l’assemblea è validamente costituita. Se durante la riunione qualcuno si allontana o arriva in ritardo, la variazione deve essere annotata e il quorum verificato nuovamente per le votazioni successive.

La nomina di presidente e segretario è una prassi consolidata e può essere prevista dal regolamento. Il Codice civile non ne disciplina in modo generale la presenza per ogni assemblea in persona come condizione autonoma di validità; le loro funzioni restano però utili per dirigere la discussione, verificare le votazioni e redigere il verbale. Per la videoconferenza, invece, l’articolo 66 richiama espressamente il verbale redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente.

La discussione deve seguire l’ordine del giorno. Il presidente può organizzare gli interventi, ma non dovrebbe impedire a un condomino di esporre osservazioni pertinenti o chiedere che una breve dichiarazione sia riportata a verbale. L’assemblea può esaminare preventivi diversi da quelli inizialmente considerati, purché la materia e la decisione rientrino nell’oggetto comunicato e tutti abbiano avuto la possibilità di partecipare consapevolmente.

Che cosa deve contenere il verbale

L’articolo 1136 impone di redigere il processo verbale e trascriverlo nel registro tenuto dall’amministratore. Non deve essere una registrazione parola per parola, ma deve rendere controllabile ciò che è avvenuto.

È opportuno indicare data, ora, luogo o piattaforma, prima o seconda convocazione, nominativi presenti e delegati, millesimi rappresentati, eventuali ingressi e uscite, ordine del giorno, testo delle decisioni, risultato di ogni votazione e dichiarazioni delle quali sia stata chiesta l’annotazione. Per ciascuna delibera devono risultare i voti in modo da verificare sia la maggioranza numerica sia quella millesimale.

La firma di presidente e segretario rafforza la provenienza del documento, ma errori materiali o l’assenza di una firma non producono sempre la stessa conseguenza: occorre valutare regolamento, modalità della riunione e capacità del verbale di documentare i fatti. Una correzione successiva non può trasformarsi nella modifica di una decisione che l’assemblea non ha assunto.

Il verbale deve essere comunicato agli assenti, anche perché da tale comunicazione decorre per loro il termine di trenta giorni previsto per l’impugnazione delle delibere annullabili. I presenti possono chiedere copia e verificare che il testo corrisponda alle decisioni effettivamente adottate.

Assemblea condominiale in videoconferenza

La videoconferenza non è più una soluzione legata esclusivamente all’emergenza sanitaria. L’articolo 66 consente la partecipazione telematica anche quando il regolamento non la prevede espressamente, purché vi sia il consenso della maggioranza dei condomini.

L’avviso deve indicare piattaforma e ora. La soluzione scelta deve permettere di identificare i partecipanti, verificare le deleghe, seguire la discussione ed esprimere il voto. Problemi tecnici che escludono stabilmente un avente diritto o impediscono di ricostruire le votazioni possono incidere sulla regolarità della riunione.

Il verbale è redatto dal segretario, sottoscritto dal presidente e trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le stesse formalità previste per la convocazione. Il consenso alla modalità telematica non va confuso con il voto sulle singole delibere: accettare la videoconferenza non significa approvare in anticipo le decisioni all’ordine del giorno.

Vizi di convocazione: conseguenze e impugnazione

Le deliberazioni regolarmente assunte sono obbligatorie anche per assenti e contrari. L’articolo 1137 del Codice civile consente ad assenti, dissenzienti e astenuti di chiedere l’annullamento delle delibere contrarie alla legge o al regolamento.

Per le delibere annullabili il termine perentorio è di trenta giorni. Per dissenzienti e astenuti decorre dalla data della deliberazione; per gli assenti dalla comunicazione del verbale. L’articolo 66 precisa che, in caso di omessa, tardiva o incompleta convocazione, possono agire i dissenzienti o gli assenti perché non ritualmente convocati. Chi ha partecipato e intende contestare un’irregolarità personale dovrebbe farla rilevare subito e farla annotare a verbale, evitando di confidare in una sanatoria o in un’impugnazione tardiva.

I vizi di convocazione, ordine del giorno, quorum e procedimento conducono normalmente all’annullabilità. La nullità riguarda difetti più radicali, tra cui mancanza originaria degli elementi essenziali, oggetto impossibile o illecito oppure lesione di diritti individuali sottratti al potere dell’assemblea. La qualificazione dipende dal caso concreto: non è prudente ignorare i trenta giorni presumendo che il giudice considererà nullo il provvedimento.

L’impugnazione non sospende da sola l’esecuzione della delibera. La sospensione deve essere ordinata dall’autorità giudiziaria; anche la richiesta cautelare anteriore alla causa non sospende il termine di trenta giorni. Le controversie condominiali rientrano inoltre nella mediazione obbligatoria disciplinata dall’articolo 5 del D.Lgs. 28/2010. Occorre quindi sottoporre subito a un legale avviso, prova di ricezione, verbale, regolamento e documenti della votazione.

La guida su come impugnare una delibera condominiale approfondisce il percorso, mentre quella sulla tutela della minoranza in assemblea esamina gli strumenti disponibili prima e dopo il voto.

Controlli utili prima e dopo l’assemblea

Prima della riunione conviene leggere l’ordine del giorno, richiedere i documenti mancanti e verificare preventivi, ripartizioni e quorum applicabile. Se non si può partecipare, la delega deve essere scritta e affidata a una persona che conosca le questioni da decidere.

Durante l’assemblea è utile controllare che ingressi, uscite, deleghe e millesimi vengano aggiornati. Se si ritiene irregolare una decisione, il dissenso o l’astensione devono risultare chiaramente, insieme all’eventuale richiesta di inserire una breve dichiarazione a verbale.

Dopo la riunione occorre leggere il verbale senza attendere la scadenza dei termini. Un errore materiale può essere segnalato subito all’amministratore; una delibera contestata richiede invece una valutazione legale tempestiva. Non pagare autonomamente una quota o impedire i lavori non sostituisce l’impugnazione e può creare un’ulteriore controversia.

Domande frequenti

La convocazione affissa in bacheca è valida?

No, non sostituisce l’avviso individuale trasmesso con raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. La bacheca può essere un promemoria aggiuntivo, ma non prova che ogni avente diritto sia stato ritualmente convocato.

I cinque giorni sono lavorativi o di calendario?

Sono giorni di calendario. Si conta a ritroso dalla prima convocazione, escludendo il giorno della riunione e includendo quello in cui l’avviso è ricevuto; un regolamento può prevedere un preavviso maggiore.

I cinque giorni si calcolano dalla prima o dalla seconda convocazione?

Dalla data fissata per la prima convocazione, anche quando la riunione si svolge abitualmente in seconda.

Basta spedire la raccomandata cinque giorni prima?

No. Conta che l’avviso sia giunto nella sfera di conoscibilità del destinatario entro il termine; la sola distinta di spedizione non dimostra una ricezione tempestiva.

Una normale e-mail o WhatsApp rendono valida la convocazione?

Non sono tra i mezzi elencati dall’articolo 66. Per evitare contestazioni occorre usare raccomandata, PEC, fax o consegna a mano e conservarne la prova.

Si può votare un argomento inserito nelle varie ed eventuali?

Le varie ed eventuali sono adatte a comunicazioni e proposte da istruire. Una spesa o una decisione sostanziale richiede normalmente un punto specifico nell’ordine del giorno.

Chi deve essere convocato se l’appartamento ha più proprietari?

I comproprietari esprimono un solo voto tramite un rappresentante, ma devono essere posti in condizione di conoscere la convocazione. L’amministratore deve usare dati aggiornati e una modalità documentabile.

L’inquilino deve ricevere l’avviso?

Il conduttore ha diritto di voto su spese e gestione di riscaldamento e condizionamento e può intervenire senza voto sulle modifiche degli altri servizi comuni. Negli altri casi vota il proprietario; l’informazione va coordinata in base all’ordine del giorno.

Una persona può ricevere tutte le deleghe?

Nei condomìni con più di venti partecipanti no: il delegato non può superare un quinto dei condomini e un quinto del valore. Va controllato anche il regolamento e l’amministratore non può ricevere deleghe.

Il voto favorevole di 500 millesimi basta sempre?

No. Serve anche la maggioranza numerica richiesta e alcune materie hanno soglie differenti. Teste e millesimi devono essere verificati insieme per ogni decisione.

Quanto tempo ha chi non è stato convocato per contestare la delibera?

Per l’annullamento il termine è normalmente di trenta giorni dalla comunicazione del verbale all’assente. Poiché qualificazione e decorrenza possono dipendere dal caso, è opportuno rivolgersi subito a un legale.

L’assemblea telematica è ancora possibile?

Sì. Anche senza una previsione espressa del regolamento è possibile con il consenso della maggioranza dei condomini, indicando nell’avviso piattaforma e ora e rispettando le regole sul verbale.

Fonti normative e giurisprudenziali

• Articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile: iniziativa, contenuto, mezzi, termine, videoconferenza e vizi della convocazione.
• Articolo 67 delle disposizioni di attuazione: rappresentanza, deleghe, comproprietà, usufrutto e nuda proprietà.
• Articolo 1136 del Codice civile: costituzione, maggioranze, convocazione degli aventi diritto e verbale.
• Articolo 1137 del Codice civile: impugnazione, trenta giorni e sospensione.
• Articolo 10 della Legge 392/1978: partecipazione e voto del conduttore.
• Articolo 5 del D.Lgs. 28/2010: mediazione nelle controversie condominiali.
• Corte di Cassazione, rassegna civile luglio-agosto 2025: ricezione dell’avviso, giacenza della raccomandata e onere della prova (Cass. 20540/2025).

La regola da ricordare

Una delibera solida nasce prima della votazione. Occorrono convocazione dimostrabile, ordine del giorno comprensibile, documenti accessibili, corretta identificazione dei partecipanti e verifica separata di quorum costitutivo e deliberativo.

Per i condomini significa non fermarsi al numero dei millesimi favorevoli; per l’amministratore significa costruire un procedimento trasparente e documentato. Quando emerge un vizio, il tempo è decisivo: la qualificazione tra annullabilità e nullità è tecnica e non consente di rinviare senza rischio la verifica di avviso, verbale e termini.