Accesso agli atti edilizi senza protocollo: il Comune deve cercare le pratiche

Chi chiede di vedere le pratiche edilizie di un immobile non deve necessariamente conoscere in anticipo il numero di protocollo e l’anno di ogni documento. Se la richiesta identifica con precisione gli immobili e i fascicoli cercati, il Comune deve svolgere una ricerca effettiva. Non può chiudere la pratica limitandosi a dire che, senza quegli estremi, l’archivio non è consultabile.

È il punto della sentenza n. 14470/2026 del TAR Lazio, Roma, Sezione Seconda Bis, pubblicata il 31 agosto 2026. Il tribunale ha accolto il ricorso dei proprietari di un appartamento confinante con un edificio interessato da un intervento edilizio. Ha ordinato a Roma Capitale di rispondere alla loro istanza con una ricerca completa e diligente entro 30 giorni dalla comunicazione della sentenza o dalla precedente notificazione.

La pronuncia non certifica che tutti i documenti domandati esistano: se alcuni sono inesistenti o irreperibili, il Comune deve attestarlo formalmente e spiegare perché.

Due immobili identificati, ma la risposta è rimasta parziale

I ricorrenti volevano esaminare il fascicolo edilizio dell’immobile vicino, dove era previsto un intervento di ricostruzione che, a loro avviso, poteva incidere su luce, vedute, distanze e stabilità. Chiedevano anche gli atti relativi al proprio immobile. Nell’istanza avevano indicato i due edifici, i rispettivi indirizzi e gli estremi catastali, chiedendo titoli, elaborati progettuali, pareri e documentazione edilizia dalla costruzione originaria fino agli interventi più recenti.

Il Municipio ha trasmesso soltanto alcuni documenti, sostenendo di non poterne reperire altri senza il numero di protocollo e l’anno delle pratiche. Un ufficio centrale ha poi riferito di non trovare atti nel proprio sistema, ma di averne individuato la presenza presso il Municipio. Un’ulteriore nota ha invitato i richiedenti a integrare la domanda con numeri di protocollo, pur ammettendo che indirizzo e altri dati dell’immobile potevano aiutare la ricerca.

Questa sequenza è stata decisiva nella valutazione del TAR.

Il numero di protocollo è utile, non sempre indispensabile

La legge sull’accesso documentale richiede un interesse diretto, concreto e attuale e documenti individuabili. Non impone, però, che il cittadino conosca tutti gli estremi formali di atti custoditi dall’amministrazione, soprattutto quando riguardano un immobile altrui. L’oggetto e lo scopo della richiesta devono consentire agli uffici di comprendere che cosa si cerca; nel caso esaminato, indirizzo, proprietà ed estremi catastali erano sufficienti a orientare la verifica.

Il principio non autorizza domande vaghe per “qualsiasi documento” senza un immobile o una vicenda riconoscibili. Qui la richiesta era ampia nel periodo e nelle tipologie di atti, ma i fascicoli e gli edifici erano individuati. Per chi deve impostare un’istanza, la nostra guida all’accesso agli atti edilizi distingue i dati da fornire, i documenti da chiedere e le risposte possibili dell’ufficio.

La contraddizione tra gli uffici e la ricerca non dimostrata

Il TAR ha rilevato che l’amministrazione, da un lato, dichiarava di non poter individuare le pratiche; dall’altro, era riuscita a reperire alcuni documenti e a indicare quale ufficio fosse verosimilmente detentore degli altri. Chiedere poi dati che risultavano già nella domanda non dimostrava una ricerca diligente. Nel processo, nonostante un rinvio disposto proprio per chiarire l’istruttoria svolta, il Comune non ha depositato la relazione degli uffici competenti.

La sentenza non obbliga l’ente a “creare” documenti inesistenti né a consegnare indiscriminatamente ogni informazione. Obbliga a cercare gli atti richiesti e detenuti con criteri di completezza, ragionevolezza e leale collaborazione, e a distinguere gli esiti: documento trovato, documento non detenuto dall’ufficio, documento inesistente oppure irreperibile. Una risposta generica che confonde questi casi lascia il richiedente senza sapere se manchi l’atto o sia mancata la ricerca.

Che cosa deve fare ora il Comune

Roma Capitale deve consentire la visione e l’estrazione di copia della documentazione richiesta che detiene, previo pagamento degli eventuali diritti dovuti. Per gli atti che non risultino disponibili dopo le verifiche, deve rilasciare un’attestazione formale, circostanziata e motivata di inesistenza, indisponibilità o irreperibilità. Il termine di 30 giorni fissato dal TAR decorre dalla comunicazione amministrativa della sentenza oppure, se anteriore, dalla notificazione eseguita dalla parte interessata: non è un nuovo termine generale valido per qualunque istanza.

I ricorrenti avevano chiesto anche la nomina immediata di un commissario ad acta. Il tribunale l’ha respinta allo stato, perché non c’erano elementi per presumere una futura inottemperanza. Il Comune è stato condannato alle spese del giudizio, liquidate in 1.000 euro oltre accessori e restituzione del contributo unificato. Il TAR non ha invece deciso se l’intervento edilizio del vicino sia legittimo: il giudizio riguardava soltanto l’accesso alla documentazione.

Come rendere più efficace una richiesta di accesso

Il caso mostra l’utilità di indicare nell’istanza l’interesse concreto, l’immobile, gli indirizzi e i dati catastali, i titoli o gruppi di atti cercati e, quando nota, la pratica o la fase dei lavori. Se si conosce un protocollo, inserirlo accelera la ricerca; se non lo si conosce, bisogna offrire gli altri elementi disponibili senza presentarlo come un requisito impossibile da soddisfare. Conviene inoltre chiedere un riscontro distinto per ciascun immobile e, in caso di esito negativo, l’indicazione degli archivi consultati e del motivo per cui gli atti non sono stati trovati.

Quando la richiesta riguarda opere del vicino, l’accesso ai documenti è uno strumento di verifica, non una prova preventiva di abuso. La nostra analisi su quali atti del vicino si possono consultare affronta il diverso tema dell’interesse e della riservatezza. In questa pronuncia, invece, la questione era se gli uffici potessero fermarsi davanti a numeri di protocollo mancanti nonostante avessero ricevuto dati sufficienti per la ricerca.

Fonti ufficiali

• Legge 241/1990, articolo 22: definizioni e principi dell’accesso
• Legge 241/1990, articolo 25: modalità dell’accesso e tutela

La sentenza riguarda la specifica richiesta esaminata dal TAR. Per altre domande di accesso contano l’interesse dichiarato, l’individuabilità degli atti, le eventuali limitazioni di legge e le ricerche effettivamente possibili negli archivi competenti.