Assemblea condominiale: convocazione, quorum, deleghe e verbale

L’assemblea condominiale è il luogo nel quale i proprietari assumono le decisioni sulla gestione delle parti comuni: approvano preventivo e rendiconto, nominano o revocano l’amministratore, deliberano lavori, costituiscono fondi e stabiliscono come utilizzare beni e servizi comuni.

Perché una decisione sia valida non basta che la maggioranza dei presenti dica sì. Bisogna verificare tre passaggi distinti: tutti gli aventi diritto devono essere convocati correttamente; la riunione deve raggiungere il quorum necessario per costituirsi; la proposta deve ottenere la maggioranza richiesta dalla materia trattata. Un errore in uno di questi passaggi può rendere la delibera impugnabile.

Questa guida ricostruisce l’intero procedimento, dalla convocazione al verbale, chiarendo il termine di cinque giorni, la differenza tra prima e seconda convocazione, il calcolo di teste e millesimi, le deleghe, la videoconferenza e i termini per contestare una decisione.

Che cos’è l’assemblea condominiale e che cosa può decidere

L’assemblea è l’organo deliberativo del condominio. L’amministratore prepara e attua molte attività gestionali, ma non può sostituirsi ai proprietari nelle scelte che la legge riserva alla collettività. Allo stesso modo, un consiglio di condominio svolge funzioni consultive e di controllo, senza diventare un’assemblea ristretta capace di approvare lavori o spese al posto degli aventi diritto.

L’articolo 1135 del Codice civile attribuisce all’assemblea, tra l’altro, l’approvazione del preventivo annuale e della ripartizione, l’approvazione del rendiconto, la conferma dell’amministratore e le decisioni sulle opere di manutenzione straordinaria e sulle innovazioni.

Quando vengono deliberati lavori straordinari o innovazioni, deve essere costituito un fondo speciale pari all’ammontare dei lavori. Se il contratto prevede pagamenti progressivi in funzione degli stati di avanzamento, il fondo può essere formato in relazione ai singoli pagamenti dovuti. Non è quindi sufficiente approvare genericamente l’opera rinviando ogni copertura finanziaria a un momento indefinito.

In caso di manutenzione straordinaria urgente, l’amministratore può intervenire senza una delibera preventiva, ma deve riferire alla prima assemblea. L’urgenza non gli attribuisce un potere generale di scegliere lavori programmabili o migliorie che avrebbero potuto essere sottoposti ai condomini.

Assemblea ordinaria e straordinaria: che cosa cambia davvero

L’assemblea ordinaria è quella convocata annualmente per le decisioni ricorrenti, soprattutto l’approvazione del rendiconto e del preventivo. L’articolo 1130 impone all’amministratore di redigere il rendiconto annuale e convocare l’assemblea per la sua approvazione entro 180 giorni.

Si parla invece di assemblea straordinaria quando la riunione viene convocata per esigenze ulteriori: lavori, urgenze, contenziosi, sostituzione dell’amministratore o altre questioni che non possono attendere la gestione annuale. Questa distinzione descrive l’occasione della riunione, ma non crea automaticamente quorum più alti o più bassi.

Una manutenzione straordinaria di notevole entità richiede la maggioranza rafforzata prevista dall’articolo 1136 anche se viene discussa nell’assemblea annuale. Una decisione ordinaria può invece seguire il quorum comune anche se è inserita in una convocazione definita “straordinaria”. Conta la materia della delibera, non l’etichetta riportata nell’avviso.

Chi può convocare l’assemblea condominiale

Di regola convoca l’amministratore. Oltre alla riunione annuale, può indire un’assemblea ogni volta che lo ritenga necessario. L’articolo 66 delle disposizioni di attuazione del Codice civile riconosce però anche un’iniziativa diretta ai condomini.

Almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore dell’edificio possono presentare una richiesta motivata. Se l’amministratore non provvede entro dieci giorni, gli stessi richiedenti possono convocare direttamente l’assemblea. Non basta quindi una richiesta proveniente da due proprietari qualsiasi se insieme non raggiungono anche il requisito millesimale.

In mancanza dell’amministratore, ciascun condomino può convocare sia l’assemblea ordinaria sia quella straordinaria. La regola è importante nei piccoli condomìni, ma non elimina gli altri adempimenti: chi prende l’iniziativa deve identificare gli aventi diritto, predisporre un ordine del giorno specifico e dimostrare la corretta comunicazione dell’avviso.

La guida su che cosa fare quando l’amministratore non convoca l’assemblea approfondisce richiesta, autoconvocazione e possibili conseguenze dell’inerzia.

Come deve essere inviata la convocazione

L’avviso deve essere comunicato mediante posta raccomandata, posta elettronica certificata, fax oppure consegna a mano. Deve indicare luogo e ora della riunione e contenere una specifica indicazione dell’ordine del giorno. Se l’incontro si svolge in videoconferenza, devono essere riportate piattaforma elettronica e ora di collegamento.

La semplice affissione in bacheca non è una forma di convocazione individuale prevista dall’articolo 66. Può essere usata come promemoria, ma non sostituisce la comunicazione a ogni avente diritto. Anche un messaggio WhatsApp, un SMS o una normale e-mail non coincidono con le modalità tassative indicate dalla norma. La pagina dedicata alla convocazione tramite WhatsApp, e-mail e SMS esamina questo problema nel dettaglio.

Per la consegna a mano è prudente raccogliere una firma con data; per PEC e raccomandata occorre conservare le ricevute. Il punto non è dimostrare soltanto che l’amministratore ha spedito l’avviso, ma poter ricostruire quando la comunicazione è entrata nella sfera di conoscibilità del destinatario secondo le regole applicabili al mezzo utilizzato.

L’avviso va indirizzato agli aventi diritto sulla base dei dati disponibili e aggiornati. In caso di compravendita, successione, comproprietà, usufrutto o locazione possono nascere dubbi su chi debba riceverlo e votare: l’anagrafe condominiale e le comunicazioni dei proprietari sono quindi determinanti.

Convocazione almeno cinque giorni prima: come funziona il termine

L’avviso deve essere comunicato almeno cinque giorni prima della data fissata per la prima convocazione. Il termine si riferisce alla ricezione, non alla data in cui l’amministratore prepara o spedisce la lettera. Per evitare contestazioni, la convocazione dovrebbe partire con un margine adeguato rispetto ai tempi del mezzo scelto.

Il riferimento resta la prima convocazione anche quando tutti prevedono che la riunione si terrà effettivamente in seconda. Fissare una prima convocazione meramente formale non consente di ridurre il tempo a disposizione dei condomini per informarsi e organizzare la partecipazione.

Un avviso omesso, tardivo o incompleto rende la delibera annullabile su iniziativa dei dissenzienti o degli assenti che non siano stati ritualmente convocati. Il vizio non rende automaticamente inesistente ogni decisione: deve essere fatto valere dal soggetto legittimato nei tempi previsti, salvo che concorrano motivi diversi e più gravi.

Che cosa deve contenere l’ordine del giorno

L’ordine del giorno delimita ciò su cui l’assemblea è chiamata a decidere. Deve essere abbastanza specifico da permettere al condomino di comprendere la materia, valutare se partecipare, chiedere documenti e preparare il proprio voto. Non è necessario anticipare ogni dettaglio della discussione, ma formule eccessivamente generiche possono compromettere il diritto a una partecipazione informata.

Una voce come “lavori facciata” può risultare insufficiente se durante la riunione si pretende di scegliere un appaltatore, approvare un importo molto elevato, costituire il fondo e affidare incarichi tecnici senza che questi passaggi fossero ragionevolmente prevedibili. È preferibile indicare almeno il tipo di intervento e le decisioni attese, richiamando preventivi o documenti disponibili.

La formula “varie ed eventuali” serve per comunicazioni, segnalazioni e temi da istruire per una futura riunione. Non dovrebbe essere utilizzata per approvare una spesa o una decisione sostanziale non annunciata. Se durante il confronto emerge una nuova necessità, la soluzione corretta è normalmente inserirla nell’ordine del giorno di una successiva assemblea.

La legge non impone in via generale di allegare all’avviso ogni fattura, preventivo o giustificativo. I condomini hanno però diritto di consultare i documenti della gestione ed estrarne copia a proprie spese. Quando la decisione richiede un esame tecnico o economico, mettere la documentazione a disposizione con anticipo riduce il rischio di una deliberazione poco consapevole.

Prima e seconda convocazione

La prima convocazione richiede una partecipazione più ampia. Se non raggiunge il numero legale, la seconda deve tenersi in un giorno successivo e comunque non oltre dieci giorni dalla prima. L’articolo 66 precisa inoltre che non può svolgersi nello stesso giorno solare.

Non è necessario inviare un secondo avviso se data, ora e luogo della seconda convocazione erano già indicati nella comunicazione originaria. Nel verbale o nel registro deve comunque risultare la mancata costituzione della prima riunione, perché la seconda non è un incontro autonomo scelto liberamente dopo il fallimento della precedente.

L’amministratore può indicare nello stesso avviso più date consecutive per l’eventuale prosecuzione di un’assemblea validamente costituita. Questa possibilità è diversa dalla seconda convocazione: serve a completare un ordine del giorno lungo senza costringere la riunione a proseguire per molte ore.

Chi può partecipare e votare

Partecipa innanzitutto il condomino, cioè il titolare del diritto sull’unità immobiliare. Una persona che possiede più appartamenti conta come un solo partecipante ai fini delle “teste”, mentre porta la somma dei millesimi attribuiti alle sue proprietà. Se un’unità appartiene in comunione a più persone, i comproprietari hanno diritto a un solo rappresentante e a un solo voto riferito all’intera quota millesimale.

L’usufruttuario vota sulle questioni di ordinaria amministrazione e semplice godimento di cose e servizi comuni; per le altre deliberazioni il voto spetta normalmente al nudo proprietario, fatte salve le ipotesi specifiche previste dall’articolo 67.

L’inquilino non sostituisce in via generale il proprietario. L’articolo 10 della Legge 392/1978 gli attribuisce voto, in luogo del proprietario, sulle spese e modalità di gestione dei servizi di riscaldamento e condizionamento; può inoltre intervenire senza voto sulle modifiche degli altri servizi comuni. La guida su chi può partecipare all’assemblea condominiale approfondisce proprietari, comproprietari, usufruttuari e conduttori.

Come funzionano le deleghe

Il condomino può farsi rappresentare da un’altra persona con delega scritta. Il delegato può essere un altro proprietario o, se il regolamento non introduce un limite compatibile con la legge, anche un soggetto esterno. All’amministratore non possono invece essere conferite deleghe per partecipare a qualunque assemblea.

Quando i condomini sono più di venti, lo stesso delegato non può rappresentare più di un quinto dei partecipanti e, contemporaneamente, più di un quinto del valore proporzionale. Devono essere rispettati entrambi i limiti: restare sotto il numero massimo di persone non basta se le deleghe concentrano oltre 200 millesimi, e viceversa.

La delega dovrebbe identificare delegante, delegato, condominio e riunione. Eventuali istruzioni di voto regolano il rapporto interno tra rappresentato e rappresentante, ma il verbale deve comunque registrare chi ha espresso il voto e quali millesimi rappresentava. La guida su quante deleghe sono consentite in assemblea contiene esempi specifici sul calcolo del limite.

Quorum costitutivo e quorum deliberativo

Il quorum costitutivo stabilisce se l’assemblea può iniziare e deliberare. Il quorum deliberativo stabilisce invece se una singola proposta è approvata. Entrambi utilizzano una doppia maggioranza: il numero delle persone, comunemente chiamato “teste”, e il valore delle proprietà espresso in millesimi.

L’articolo 1136 del Codice civile contiene la regola generale, alla quale si affiancano maggioranze speciali previste per determinate materie.

La tabella non è un catalogo completo di tutte le maggioranze condominiali. Accessibilità, risparmio energetico, impianti, sicurezza, destinazioni d’uso e discipline speciali possono prevedere quorum differenti. Prima della votazione bisogna quindi qualificare giuridicamente l’intervento, non scegliere la riga che sembra più conveniente.

Come si calcola la maggioranza: un esempio

Si immagini una seconda convocazione con sei condomini presenti o rappresentati, per complessivi 620 millesimi. L’assemblea è costituita soltanto se quei sei rappresentano almeno un terzo dei partecipanti totali e i 620 millesimi superano il requisito di un terzo del valore.

Su una delibera ordinaria votano a favore quattro presenti per 380 millesimi, uno vota contro con 140 millesimi e uno si astiene con 100 millesimi. I favorevoli sono la maggioranza degli intervenuti e superano un terzo del valore: la doppia soglia ordinaria della seconda convocazione è raggiunta.

Se gli stessi quattro favorevoli rappresentassero soltanto 300 millesimi, il numero delle teste non sarebbe sufficiente a salvare la delibera. Allo stesso modo, 500 millesimi favorevoli concentrati in due persone non raggiungerebbero la maggioranza degli intervenuti in una riunione di sei partecipanti. Teste e millesimi devono essere verificati insieme.

Gli astenuti sono presenti ai fini della costituzione ma non esprimono un voto favorevole. Per questo un’astensione può incidere sul raggiungimento della maggioranza degli intervenuti. Il verbale deve permettere di ricostruire con precisione favorevoli, contrari e astenuti, senza limitarsi a formule come “approvato a maggioranza”.

Come si svolge correttamente la riunione

All’apertura si controllano convocazioni, identità dei presenti, comproprietà, deleghe e millesimi. Solo dopo si dichiara se l’assemblea è validamente costituita. Se durante la riunione qualcuno si allontana o arriva in ritardo, la variazione deve essere annotata e il quorum verificato nuovamente per le votazioni successive.

La nomina di presidente e segretario è una prassi consolidata e può essere prevista dal regolamento. Il Codice civile non ne disciplina in modo generale la presenza per ogni assemblea in persona come condizione autonoma di validità; le loro funzioni restano però utili per dirigere la discussione, verificare le votazioni e redigere il verbale. Per la videoconferenza, invece, l’articolo 66 richiama espressamente il verbale redatto dal segretario e sottoscritto dal presidente.

La discussione deve seguire l’ordine del giorno. Il presidente può organizzare gli interventi, ma non dovrebbe impedire a un condomino di esporre osservazioni pertinenti o chiedere che una breve dichiarazione sia riportata a verbale. L’assemblea può esaminare preventivi diversi da quelli inizialmente considerati, purché la materia e la decisione rientrino nell’oggetto comunicato e tutti abbiano avuto la possibilità di partecipare consapevolmente.

Che cosa deve contenere il verbale

L’articolo 1136 impone di redigere il processo verbale e trascriverlo nel registro tenuto dall’amministratore. Non deve essere una registrazione parola per parola, ma deve rendere controllabile ciò che è avvenuto.

È opportuno indicare data, ora, luogo o piattaforma, prima o seconda convocazione, nominativi presenti e delegati, millesimi rappresentati, eventuali ingressi e uscite, ordine del giorno, testo delle decisioni, risultato di ogni votazione e dichiarazioni delle quali sia stata chiesta l’annotazione. Per ciascuna delibera devono risultare i voti in modo da verificare sia la maggioranza numerica sia quella millesimale.

La firma di presidente e segretario rafforza la provenienza del documento, ma errori materiali o l’assenza di una firma non producono sempre la stessa conseguenza: occorre valutare regolamento, modalità della riunione e capacità del verbale di documentare i fatti. Una correzione successiva non può trasformarsi nella modifica di una decisione che l’assemblea non ha assunto.

Il verbale deve essere comunicato agli assenti, anche perché da tale comunicazione decorre per loro il termine di trenta giorni previsto per l’impugnazione delle delibere annullabili. I presenti possono chiedere copia e verificare che il testo corrisponda alle decisioni effettivamente adottate.

Assemblea condominiale in videoconferenza

La videoconferenza non è più una soluzione legata esclusivamente all’emergenza sanitaria. L’articolo 66 consente la partecipazione telematica anche quando il regolamento non la prevede espressamente, purché vi sia il consenso della maggioranza dei condomini.

L’avviso deve indicare piattaforma e ora. La soluzione scelta deve permettere di identificare i partecipanti, verificare le deleghe, seguire la discussione ed esprimere il voto. Problemi tecnici che escludono stabilmente un avente diritto o impediscono di ricostruire le votazioni possono incidere sulla regolarità della riunione.

Il verbale è redatto dal segretario, sottoscritto dal presidente e trasmesso all’amministratore e a tutti i condomini con le stesse formalità previste per la convocazione. Il consenso alla modalità telematica non va confuso con il voto sulle singole delibere: accettare la videoconferenza non significa approvare in anticipo le decisioni all’ordine del giorno.

Quando una delibera può essere impugnata

Le deliberazioni regolarmente assunte sono obbligatorie anche per assenti e contrari. L’articolo 1137 del Codice civile consente ad assenti, dissenzienti e astenuti di chiedere l’annullamento delle delibere contrarie alla legge o al regolamento.

Il termine perentorio è di trenta giorni. Per dissenzienti e astenuti decorre dalla data della deliberazione; per gli assenti decorre dalla comunicazione del verbale. Chiedere chiarimenti all’amministratore o proporre una nuova votazione non sospende automaticamente il termine.

I vizi di convocazione, ordine del giorno, quorum e procedura conducono normalmente all’annullabilità. La nullità riguarda invece difetti più radicali, come oggetto impossibile o illecito, mancanza degli elementi essenziali o decisioni che incidono su diritti individuali sottratti al potere dell’assemblea. La distinzione dipende dal contenuto concreto e non dovrebbe essere usata per ignorare il termine di trenta giorni confidando che il vizio venga qualificato come nullità.

L’impugnazione non sospende da sola l’esecuzione della delibera. La sospensione deve essere disposta dall’autorità giudiziaria; anche una domanda cautelare presentata prima della causa non interrompe il termine indicato dall’articolo 1137. Le controversie condominiali rientrano inoltre nella mediazione obbligatoria disciplinata dall’articolo 5 del D.Lgs. 28/2010. Chi intende contestare una delibera dovrebbe quindi rivolgersi subito a un avvocato, consegnando avviso, prova di ricezione, verbale, regolamento e documenti della votazione.

La guida su come impugnare una delibera condominiale approfondisce il percorso, mentre quella sulla tutela della minoranza in assemblea esamina gli strumenti disponibili prima e dopo il voto.

Controlli utili prima e dopo l’assemblea

Prima della riunione conviene leggere l’ordine del giorno, richiedere i documenti mancanti e verificare preventivi, ripartizioni e quorum applicabile. Se non si può partecipare, la delega deve essere scritta e affidata a una persona che conosca le questioni da decidere.

Durante l’assemblea è utile controllare che ingressi, uscite, deleghe e millesimi vengano aggiornati. Se si ritiene irregolare una decisione, il dissenso o l’astensione devono risultare chiaramente, insieme all’eventuale richiesta di inserire una breve dichiarazione a verbale.

Dopo la riunione occorre leggere il verbale senza attendere la scadenza dei termini. Un errore materiale può essere segnalato subito all’amministratore; una delibera contestata richiede invece una valutazione legale tempestiva. Non pagare autonomamente una quota o impedire i lavori non sostituisce l’impugnazione e può creare un’ulteriore controversia.

Domande frequenti

La convocazione affissa in bacheca è valida?

No, non sostituisce l’avviso individuale trasmesso con raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. La bacheca può essere un promemoria aggiuntivo, ma non prova che ogni avente diritto sia stato ritualmente convocato.

I cinque giorni si calcolano dalla prima o dalla seconda convocazione?

Dalla data fissata per la prima convocazione. L’avviso deve essere comunicato almeno cinque giorni prima di quella riunione, anche se normalmente i condomini partecipano alla seconda.

Si può votare un argomento inserito nelle varie ed eventuali?

Le varie ed eventuali non dovrebbero contenere decisioni sostanziali non annunciate. Possono ospitare comunicazioni e proposte da istruire; per deliberare una spesa o un intervento è normalmente necessaria una convocazione con un punto specifico.

Una persona può ricevere tutte le deleghe?

Nei condomìni con più di venti partecipanti no: il delegato non può superare un quinto dei condomini e un quinto del valore. Nei condomìni più piccoli va controllato anche il regolamento, fermo restando il divieto di conferire deleghe all’amministratore.

Il voto favorevole di 500 millesimi basta sempre?

No. Serve anche la maggioranza numerica richiesta e alcune materie prevedono soglie millesimali superiori o discipline speciali. Prima si identifica il quorum applicabile, poi si verificano insieme teste e millesimi.

Chi non partecipa è obbligato a rispettare la delibera?

Sì, se la delibera è efficace. L’assenza non esonera da decisioni e spese. L’assente ritualmente convocato può impugnare una delibera annullabile entro trenta giorni dalla comunicazione, ma fino a sospensione o annullamento la decisione non perde automaticamente efficacia.

L’assemblea telematica è ancora possibile?

Sì. Anche senza una previsione espressa del regolamento, la partecipazione in videoconferenza è possibile con il consenso della maggioranza dei condomini e nel rispetto delle indicazioni dell’articolo 66 su convocazione, piattaforma e verbale.

La regola da ricordare

Una delibera solida nasce prima della votazione. Occorrono convocazione dimostrabile, ordine del giorno comprensibile, documenti accessibili, corretta identificazione dei partecipanti e verifica separata di quorum costitutivo e deliberativo.

Per i condomini significa non fermarsi al numero dei millesimi favorevoli; per l’amministratore significa costruire un procedimento trasparente e documentato. Quando emerge un vizio, il tempo è decisivo: la qualificazione tra annullabilità e nullità è tecnica e non consente di rinviare senza rischio la verifica di avviso, verbale e termini.