Proroga del contratto di locazione: RLI, cedolare e imposte

La proroga del contratto di locazione consente di proseguire il rapporto oltre la sua scadenza. Non coincide con il pagamento di una normale annualità successiva e non equivale alla registrazione di un contratto completamente nuovo. Questa distinzione è essenziale perché determina quale adempimento eseguire, entro quale termine e se sia dovuta l’imposta di registro.

Quando il locatore conferma la cedolare secca, per la proroga non si pagano né l’imposta di registro né l’imposta di bollo. Rimane però necessario comunicare l’evento all’Agenzia delle Entrate con il modello RLI, normalmente entro 30 giorni dalla decorrenza della proroga. Nel regime ordinario, invece, l’imposta di registro resta dovuta.

Questa guida chiarisce la procedura, i costi, la differenza tra proroga e rinnovo, il caso della comunicazione tardiva e gli errori più frequenti.

Proroga, annualità successiva e nuovo contratto: le differenze

Nel linguaggio comune si parla spesso di “rinnovo”, ma ai fini fiscali occorre identificare l’evento corretto. La proroga si verifica quando il contratto continua dopo la scadenza originaria o dopo una precedente proroga. L’annualità successiva è invece un anno compreso nella durata già in corso. Se le parti cessano il vecchio rapporto e sottoscrivono un accordo autonomo, si tratta di un nuovo contratto, da registrare come tale.

La corretta qualificazione non dipende soltanto dal nome usato dalle parti. Se cambiano elementi essenziali e nasce un accordo sostanzialmente nuovo, non è prudente trattarlo come una semplice proroga. In presenza di modifiche importanti è opportuno far verificare il testo a un professionista.

Quando scatta la proroga nei contratti abitativi

La durata civile del rapporto dipende dal tipo di locazione. Nei contratti abitativi a canone libero, comunemente chiamati 4+4, alla prima scadenza il rapporto prosegue di regola per altri quattro anni, salvo una disdetta del locatore ammessa dalla legge e comunicata nei termini. Nei contratti a canone concordato 3+2, in mancanza di un accordo sul rinnovo, opera la proroga biennale prevista dalla legge.

Alla scadenza successiva entrano in gioco le comunicazioni e i termini stabiliti dall’articolo 2 della Legge 431/1998. Anche quando la continuazione deriva automaticamente dalla disciplina civilistica, il relativo evento deve essere gestito correttamente sul piano fiscale.

Per i contratti transitori e per studenti universitari valgono durate e condizioni specifiche, disciplinate anche dal Decreto interministeriale 16 gennaio 2017. Non bisogna quindi applicare automaticamente lo schema 4+4 o 3+2 a ogni locazione abitativa.

Proroga con cedolare secca: si paga l’imposta di registro?

No. L’articolo 3 del D.Lgs. 23/2011 stabilisce che la cedolare secca sostituisce, tra le altre, le imposte di registro e di bollo dovute sul contratto e sulle sue proroghe e risoluzioni. Se tutti i locatori interessati confermano il regime sostitutivo per il periodo prorogato, il costo dell’imposta di registro è quindi pari a zero.

L’assenza del versamento non significa però che la proroga possa essere ignorata. Le istruzioni del modello RLI prevedono la comunicazione dell’adempimento e la conferma dell’opzione per la cedolare durante il periodo di proroga.

Nel caso misto il calcolo può diventare meno intuitivo, perché ogni comproprietario esercita autonomamente l’opzione e l’imposta va determinata sulle quote non assoggettate a cedolare. È uno dei casi nei quali conviene utilizzare il servizio telematico o farsi assistere.

Come comunicare la proroga con il modello RLI

La comunicazione può essere trasmessa direttamente tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate, usando RLI-web o il software RLI, oppure tramite un intermediario abilitato. Il modello RLI ufficiale identifica la proroga con il codice adempimento 2.

In sintesi, occorre:

1. recuperare gli estremi di registrazione del contratto e verificare la data di scadenza;
2. indicare la nuova decorrenza e la nuova data finale del rapporto;
3. selezionare la tipologia di proroga corretta: ordinaria, cedolare secca oppure mista;
4. confermare l’opzione per la cedolare per ciascun locatore che intende applicarla;
5. indicare i dati richiesti dal modello e, se vi è imposta da pagare, completare il versamento;
6. conservare la ricevuta telematica insieme al contratto originario.

Per una proroga semplice non è normalmente necessario riscrivere o allegare l’intero contratto. Se però le parti modificano canone, durata o altre clausole rilevanti, occorre valutare se predisporre un atto integrativo oppure registrare un nuovo accordo.

Qual è il termine per comunicare il rinnovo

La proroga va comunicata entro 30 giorni dalla sua decorrenza. Per esempio, se il vecchio periodo termina il 31 agosto e il rapporto prorogato decorre dal 1° settembre, il termine si calcola da quest’ultima data.

È importante non confondere questo termine con quello necessario per inviare una disdetta o una proposta di rinnovo secondo la Legge 431/1998. Il primo riguarda l’adempimento fiscale presso l’Agenzia delle Entrate; gli altri regolano i rapporti civilistici tra proprietario e inquilino.

Quanto costa la proroga senza cedolare secca

Nel regime ordinario l’imposta di registro è pari, in via generale, al 2% del canone relativo al periodo di proroga, con il minimo previsto per l’adempimento. Secondo la guida dell’Agenzia delle Entrate sulle locazioni, si può pagare l’imposta anno per anno oppure per l’intera durata della proroga.

La procedura telematica consente normalmente l’addebito sul conto corrente. In alternativa, quando previsto, si può usare il modello F24 Elementi identificativi con il codice tributo 1504 per l’imposta di registro relativa alla proroga e trasmettere poi il modello RLI. Prima del pagamento è bene controllare l’importo calcolato dal servizio o dall’intermediario, soprattutto in presenza di più locatori o di un regime misto.

Mancata o tardiva comunicazione: si perde la cedolare secca?

La mancata comunicazione della proroga non determina automaticamente la revoca della cedolare secca. La norma tutela il contribuente che abbia mantenuto un comportamento coerente con il regime scelto: pagamento della cedolare, quando dovuta, e corretta dichiarazione dei redditi da locazione.

Inoltre, dal 2019 è stata eliminata la precedente sanzione fissa prevista per la mancata comunicazione della proroga o della risoluzione di un contratto in cedolare secca. Questo non trasforma però l’RLI in un passaggio inutile: la comunicazione mantiene allineati i dati del contratto e riduce il rischio di problemi in successive risoluzioni, subentri, dichiarazioni o controlli.

La situazione è diversa quando il locatore vuole esercitare per la prima volta l’opzione proprio alla proroga e presenta l’RLI in ritardo. In questo caso non si può dare per scontato che il regime valga retroattivamente. A seconda delle condizioni può essere valutata la remissione in bonis, purché sussistano i requisiti sostanziali, non siano iniziati controlli e l’adempimento venga eseguito entro il primo termine utile previsto dalla disciplina. È prudente verificare il caso con l’Agenzia o con un professionista prima di calcolare imposte e dichiarazione.

Proroga e rinuncia all’adeguamento Istat

La cedolare secca comporta la rinuncia, per il periodo di efficacia dell’opzione, agli aggiornamenti del canone, compreso quello collegato all’indice Istat. Prima di confermare il regime alla proroga, il locatore deve quindi valutare insieme convenienza fiscale e mancato adeguamento del canone.

La comunicazione al conduttore può essere già contenuta nel contratto, se formulata in modo chiaro, oppure richiedere una comunicazione specifica. Non va confusa con il modello RLI: una riguarda il rapporto con l’inquilino, l’altra l’adempimento fiscale.

Documenti e dati da preparare

Prima di iniziare la procedura è utile raccogliere tutti i dati, così da evitare uno scarto della trasmissione o una proroga riferita al contratto sbagliato.

Errori frequenti da evitare

• Non comunicare nulla perché non c’è imposta da pagare: l’esenzione della cedolare non elimina la gestione della proroga con RLI.
• Confondere la proroga con un’annualità successiva: sono eventi differenti e il codice selezionato deve essere coerente.
• Dimenticare uno dei comproprietari: l’opzione per la cedolare è personale e il regime può diventare misto.
• Usare la proroga per un accordo realmente nuovo: una nuova locazione richiede una nuova registrazione.
• Applicare la cedolare a immobili o locazioni non ammessi: il regime è soggetto a requisiti precisi e non è una scelta generalizzata per tutti gli immobili commerciali.
• Non conservare la ricevuta: l’invio dell’RLI deve risultare acquisito, non soltanto predisposto.

Domande frequenti sulla proroga del contratto di locazione

La proroga con cedolare secca è gratuita?

Non sono dovute imposta di registro e imposta di bollo. Possono restare eventuali costi del professionista o intermediario che trasmette la pratica.

Devo presentare l’RLI anche se non pago imposte?

Sì. La proroga va comunicata con il modello RLI e, se si vuole continuare con la cedolare, l’opzione deve essere confermata per il nuovo periodo.

Entro quanti giorni si comunica la proroga?

Il termine ordinario è di 30 giorni dalla decorrenza della proroga.

Quale codice si usa nel modello RLI?

Il codice adempimento è 2. Le istruzioni distinguono poi la proroga ordinaria, quella interamente in cedolare secca e quella con regime misto.

Se dimentico l’RLI perdo automaticamente la cedolare?

No, se il comportamento fiscale è stato coerente con l’opzione: devono risultare corretti il versamento della cedolare, quando dovuto, e la dichiarazione dei redditi da locazione.

C’è una sanzione per la comunicazione tardiva in cedolare?

Dal 2019 non si applica più la precedente sanzione fissa per la mancata comunicazione della proroga o della risoluzione. È comunque opportuno riallineare i dati del contratto.

Posso scegliere la cedolare secca soltanto al momento della proroga?

Sì, se ricorrono i requisiti, l’opzione può essere esercitata alla proroga. Se la comunicazione è tardiva, però, l’efficacia va verificata e può entrare in gioco la remissione in bonis.

Quanto si paga se scelgo il regime ordinario?

In generale l’imposta di registro è il 2% del canone relativo al periodo prorogato, con il minimo previsto. Il calcolo può variare in caso di comproprietà e regime misto.

Serve firmare un nuovo contratto?

Non per una semplice continuazione alle stesse condizioni. Se le parti stipulano un accordo autonomo o modificano elementi essenziali, occorre valutare un nuovo contratto o un atto integrativo.

Proroga e risoluzione anticipata sono la stessa cosa?

No. La proroga fa continuare il rapporto oltre la scadenza; la risoluzione lo chiude prima del termine e richiede uno specifico adempimento RLI.

Le regole fiscali devono essere applicate alla struttura concreta del contratto, alle quote dei locatori e alla data effettiva dell’adempimento. Nei casi di opzione tardiva, più proprietari o modifiche sostanziali dell’accordo, una verifica preventiva evita che una semplice proroga venga trattata in modo scorretto.